Anvisning

Tankesmedjan - Specialunderstöd till museerna 2019

Vad eftersträvas med understöden?

Syftet med specialunderstödet är att främja socialt, ekologiskt, ekonomiskt och kulturellt hållbart arbete med kulturarvet. Vi efterlyser nya infallsvinklar och konkreta gärningar i olika dimensioner hos museerna. Genom understödet vill vi stärka museernas roll som samhällspåverkare och stöda museernas möjligheter att ta ansvar och arbeta för en hållbar vardag och framtid.

Med dessa understöd främjar vi verksamhetsformer som stärker relationen mellan kulturarv, livskvalitet, identitet och en hållbar utveckling i samhället. Projekten kan exempelvis ha anknytning till museernas klimatgärningar och till att stärka museernas roll i samhället, främja jämställdhet och demokrati, möjliggöra olika möten och växelverkan, samt stöda ett aktivt medborgarskap. De kan också bidra till ökad delaktighet och förståelse, samt leta efter lösningar på samhälleliga utmaningar. Det centrala är att man inom projektet har identifierat det behov och den utmaning som man genom åtgärderna försöker ändra och lösa.

De bästa förutsättningarna att få understödet har projekt

• som planeras, genomförs och utvärderas tillsammans med kunder, gemenskaper eller andra aktörer,
• som har anknytning till målsättningarna för hållbar utveckling (Sustainable Development Goals),
• som omfattar skapande av nya partnerskap och utveckling av samarbetsformer, och
• som innehåller en plan för en hållbar verksamhetsform.

Specialunderstödet riktas till projekt som organiseras av sådana museer som drivs professionellt och på heltid.

Vem kan ansöka om understöd?
Understödet kan beviljas till museer som drivs professionellt och på heltid av kommuner, föreningar, stiftelser eller offentligrättsliga inrättningar. De viktigaste kriterierna för professionellt drivna museer anses vara att verksamheten sker på heltid (museiverksamheten sker året runt och huvudsyftet med verksamheten är att utöva museiverksamhet), har regelbundna öppettider och att museet har minst en heltidsanställd med yrkesutbildning inom museibranschen.

För vilka ändamål beviljas understöd inte?
Understöd beviljas ej som nationell finansieringsandel till EU-projekt. Understödet kan inte användas till att täcka den ordinarie personalens lönekostnader och inte heller museernas reguljära verksamhetskostnader. Dylika kostnader är till exempel kostnader för normal skötsel, dokumentering, restaurering eller konservering av samlingarna samt kostnaderna för säkerhets-, skydds- eller räddningsverksamhet. Anordnings-, program- och materielutgifter är i regel inte godtagbara kostnader.

Hur ansöker man om understöd?
Ansökan om understöd kan lämnas endast under den ansökningstid som Museiverket meddelat. Sökannonsen publiceras på Museiverkets webbsidor. Ansökan om understöd ska vara framme inom utsatt tid.
Ansökningar som kommit in för sent beaktas inte.
Museiverket har tagit i bruk ett elektroniskt ansökningssystem (e-tjänst) via vilket understöd lämnas in och administreras i sin helhet. Understödsansökningar ska sändas via Museiverkets e-tjänst.

Anvisningar för användning av e-tjänsten

Sökanden fyller i ansökningsblanketten i e-tjänsten, bifogar de bilagor som begärts på blanketten och lämnar in blanketten till Museiverket i e-tjänsten. Sökanden får understödsbeslut i e-tjänsten.

Sökanden kompletterar vid behov ansökan och yrkar på rättelse av beslutet i e-tjänsten. Också redogörelsen av användningen av understödet görs i e-tjänsten.

Om sökanden inte kan ansöka om understöd elektroniskt, är det möjligt att sända en fritt formulerad ansökan per post eller föra ansökan till Museiverket.

Den fritt formulerade ansökan ska innehålla:
• Uppgifter om den sökande (den sökandes namn och FO-nummer, museets namn, adress, bankkonto i IBAN-form, namn på och telefonnummer samt e-postadress till kontaktpersonen som sköter understödsärendet)
• Projektets namn och dess planerade start- och slutdatum
• Ansökt belopp i euro
• En plan för det berörda projektet i vilket man tydligt beskriver projektets mål, effekter, genomförande och åtgärder. I planen ska man även beskriva hur projektet anknyter till museets strategiska mål och målsättningarna för hållbar utveckling, och dessutom ska man presentera en plan för utvärdering eller verifiering av projektets effekter.
• Kostnadsspecifikation för projektet. En specifikation av de totala kostnaderna, självfinansieringsdelen och de intäkter som projektet genererar samt andra understöd som fåtts och ansökts för samma ändamål

Till den fritt formulerade ansökan ska bifogas följande obligatoriska bilagor:
• en utredning av parterna i det gemensamma projektet och kontaktpersonernas uppgifter samt en bekräftelse på parternas åtagande att genomföra projektet

• Till ansökan ska den sökande bifoga en tillräcklig redogörelse av firmateckningsrätt. För juridiska personer (stiftelse, förening, företag eller motsvarande) kan ansökan om statsunderstöd undertecknas av personer som har firmateckningsrätt för juridisk person. Som redogörelse godtas ett högst tre månader gammalt utdrag ur förenings-, stiftelse- eller handelsregistret. Om firmateckningsrätt för kommuner och samkommuner föreskrivs i respektive förvaltningsstadgar.

En ansökan som skickats per post ska vara framme hos Museiverket före kl. 15 på den sista dagen av ansökningstiden. Om ansökan förs till Museiverket, ska ansökan komma in under registratorskontorets öppettid (kl. 9–15). Museiverkets postadress är Museiverket, PB 913, 00101 Helsingfors och besöksadressen är Sturegatan 2a.

Det är möjligt att lämna in en fritt formulerad ansökan per e-post till adressen kirjaamo@museovirasto.fi före kl. 15.00 på den sista dagen av ansökningstiden.

Hur framskrider ansökningsprocessen?
Ansökan lämnas till Museiverket senast kl. 15.00 den 20 september 2019. Projekten bedöms på basis av den information som uppges i ansökan. På grundval av denna bedömning ombes en del av de sökande att presentera sina projekt för en jury som består av experter från olika branscher, vid en programpunkt på Museibranschens Temadagar den 5 november 2019 i Helsingfors. De utvalda sökande får besked om valet i början av oktober.
Efter presentationen kan juryn ställa ytterligare frågor och framföra kommentarer om projektet.
Museiverket bedömer projekten på basis av projektpresentationen och ansökan samt fattar beslut om understödet.

Understödsbeloppet och sökandens självfinansieringsandel
Understödsbeloppet fastställs från fall till fall. Understöden är avsedda som delfinansiering av totalkostnaderna för projektet. Understödets andel kan vara högst 90 % av de totalkostnader som kan godkännas för projektet.

Finansieringsplanen ska innehålla en specifikation över sökandens självfinansiering, som ska uppgå till minst 10 % av projektets totala kostnader. Självfinansieringsdelen kan omfatta de direkta kostnader som uppkommer av projektet och som kan verifieras ur bokföringen, såsom lönekostnader för personal som anställts för projektet eller upphandlingar. Självfinansieringsandelen kan inte innehålla utgifter för den ordinarie personalens lönekostnader.
Administrativa kostnader godkänns inte i finansieringsplanen.

Behandling av ansökningarna
Prövningen av beviljande av statsunderstöd grundar sig på statsunderstödslagen, en eventuell speciallag, motiveringar i specifika moment som gäller anslag i statsbudgeten och de i utlysningen nämnda nödvändiga förutsättningarna för beviljande av understöd och kriterierna för beviljande enligt typ av understöd.

Ansökningarna behandlas vid Museiverket. Behandlingstiden täcker tiden från det att ärendet inletts fram till beslutet. Ett ärende har inletts när det kommit in till Museiverkets registratorskontor. Den egentliga behandlingen av ansökningarna börjar dock först då ansökningstiden gått ut.

Alla nödvändiga bilagor ska fogas till ansökningarna om statsunderstöd. Detta är absolut nödvändigt för att behandla ansökningarna och för att de ska kunna jämföras sinsemellan. En ansökan kan kompletteras i ett senare skede, men ansökningar som är så färdiga som möjligt påskyndar beslutsprocessen. En komplettering av uppgifterna och bilagor som saknas ska på begäran lämnas in utan dröjsmål innan ett beslut fattats i ärendet. Om en ansökan som lämnats in är bristfällig, uppmanas sökanden att komplettera handlingen inom utsatt tid, om det inte är onödigt med tanke på beslutsprocessen. Den som sänt ansökan får ett meddelande om hur ansökan ska kompletteras. Sökanden kan också komplettera sin ansökan på eget initiativ och lämna in handlingar som är nödvändiga för ett avgörande i ärendet till myndigheten under behandlingen. Ett beslut kan fattas även om de begärda kompletterande redogörelserna inte lämnats in inom utsatt tid. Kompletteringen får inte äventyra likabehandlingen av sökandena. Efter att ansökningstiden gått ut får nya krav inte längre ställas, utan endast brister i ansökningar som skickats inom utsatt tid får åtgärdas.

Understödsbeslut av Museiverket bereds av enheten Utveckling av museibranschen. I beredningen av besluten förs vid behov samarbete med olika myndigheter och andra sakkunniga.

Alla ansökningar besvaras med ett beslut. Sökanden har möjlighet att yrka på rättelse av beslutet hos Museiverket. Ändring i beslut som fattats med anledning av rättelseyrkande kan sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen.

Ansökningar om understöd behandlas enligt anvisningen för förfarandet för beviljande av statsunderstöd, vilken Museiverket godkänt 10.9.2018.

Beslutet delges skriftligen i e-tjänsten.
Beslut fattas i regel inom 180 dygn efter det att ansökningstiden gått ut.

Kriterier för bedömning av ansökningarna
Understöden är behovsprövade. Projekten bedöms på basis av den information som uppges i ansökan. Ansökningarna bedöms bland annat på basis av projektets mål och projektets genomslagskraft. Vid bedömningen av ansökningarna beaktas dessutom projektens ändamålsenlighet och koppling till det som anges i ansökningsannonsen, dvs. arbetet för ett hållbart kulturarv och målsättningarna för hållbar utveckling.

Vid bedömningen av kvaliteten på ansökningarna beaktas bland annat behovet av dylika projekt, om projektet för med sig nydanande synvinklar och lösningar till museibranschen och samhället på ett bredare plan, hur ambitiöst projektet är, hur flexibelt det kan genomföras och hur väl projektmålen knyter an till en eller flera av tyngdpunkterna i understödet. Dessutom bedöms projektets möjliga effekter och verksamhetsmodellens kontinuitet efter projektet.

Beslutet om understöd fattas på basis av den muntligt framförda projektpresentationen på Museibranschens Temadagar 2019 samt projektplanen.

Åtgärder efter att understöd beviljats

Användningstiden för ett understöd
Understöd få användas under det år det beviljats eller under följande år.
Om ett understöd av synnerligen motiverade skäl inte kan användas inom två år, ska understödstagaren i e-tjänsten begära tillstånd av Museiverket att överföra rätten att använda stödet till nästa år. Ansökan om överföring av ett understöd ska sökas innan rätten att använda understöd gått ut.

Understödets användningssyfte
Understöd får används enbart för utgifter för det syfte som nämns i beslutet, vilka inkluderats i understödsansökan. Om detta på motiverade grunder är omöjligt, ska understödstagaren anhålla om ändring av användningssyftet för understödet av Museiverket i e-tjänsten. Ansökan om detta ska göras på så sätt att beslutet om ändring av användningssyftet kan fattas innan understödet används för det ändrade användningssyftet.

Inhibering av ett projekt som beviljats understöd
Om ett projekt som beviljats understöd inhiberas, ska en anmälan göras till Museiverket så fort som möjligt efter att ärendet bekräftats. Om understödstagaren inte tar emot understödet, ska Museiverket underrättas om detta utan dröjsmål.

Redogörelse över användningen av understödet

En understödstagare ska utarbeta en redogörelse över användningen av statsunderstöd som beviljats av Museiverket och lämna in den till Museiverket före det datum som nämns i understödsbeslutet. Redogörelsen över användningen av understödet görs i e-tjänsten.

De krävda bilagorna till kontoredogörelsen utgörs av:
• Projektrapport
• En specifikation över de totala kostnaderna för projektet, inkomster och understöd (verifikat och verifikatkopior sänds enbart på begäran)
• Eventuella andra bilagor som fastställts i understödsbeslutet

I rapporten beskrivs följande helheter till exempel genom att fundera över svaren på nedan angivna frågor:
1. Beskrivning av projektet och hur det genomförts
• Projektets bakgrund och förberedning av projektet, arbetsgrupp/ansvarspersoner, samarbetsparternas roll och ansvarsområden, hur projektet anknyter till museets egen eller branschens strategi, uppföljning av projektet, rapportering och fortsatta åtgärder
• En kort beskrivning av hur projektet framskrider och dess resultat
• Hur har man löst eventuella utmaningar eller problem? Har man under projektet upptäckt något sådant om museet eller dess verksamhet som ni inte kom att tänka på när ni förberedde projektet?
• Konkreta projektresultat och dokumenteringen av dem, materialens tillgänglighet och långtidsförvaring, framtidsutsikterna för verksamhetsmodellen/nätverket/partnerskapen

2. Projektets mål och effekter
• Hur uppnåddes målen? Beskriv, hur främjar projektet hållbar utveckling samt hållbart arbete för kulturarvet?
• Vad för nytt erbjuder projektet musei- och kulturarvsbranschen? Vilka effekter kommer projektet att ha på museets och museibranschens framtida verksamhet? Hur kan resultaten av projektet eller projektskedena utnyttjas i fortsättningen?

Det godkänns att understödet täcker projektkostnaderna upp till det belopp som meddelats i understödsbeslutet, dock högst 90 % av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet genomförs med lägre kostnader än vad som lagts fram i ansökningsfasen, är understödstagaren skyldig att returnera överskjutande andelen av det utbetalda understödet.

Exempel:
Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 8 000 euro.
Museiverkets understöd är högst 7 200 euro (90 %)
Sökandens självfinansiering uppgår till 800 euro (10 %)
I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 7 000 euro.
Understödet får täcka högst 90 % (= 6 300 euro).
Museiverket återkräver 900 euro.

Godtagbara utgifter
Som godtagbara utgifter anses för projektet nödvändiga utgifter som till sitt belopp är rimliga. Ordinarie personalens lönekostnader eller museernas sedvanliga verksamhetskostnader, såsom dokumentation, restaurering eller konservering samt kostnader förorsakade av säkerhets och skydds- eller räddningsverksamhet, är inte godtagbara utgifter. Inte heller administrativa kostnader är godtagbara utgifter.

Utgifter för utrustning och programvaror är inte godtagbara utgifter. Kostnader för anskaffning av för projektet nödvändig utrustning och programvaror kan inkluderas i självfinansieringsandelen.

För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter.
Löner och arvoden som betalats ut som penninglön eller naturaförmåner godkänns som rimliga kostnader av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet.

Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet. En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag.

Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter.

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Med andra ord, om understödstagaren i sin beskattning drar av den mervärdesskatt som mottagaren betalat, godkänns nettokostnaden, det vill säga den kostnad som faktiskt betalats, för understödsobjektet.

Läs också föreskrifterna om användningen av bidraget.