Anvisning

Tankesmedjan - Specialunderstöd till museer 2018

Vad eftersträvas med understöd?

Specialunderstöd riktas till försöksprojekt som organiseras av museer som drivs professionellt. Vi efterlyser modiga och nydanande synvinklar inom museibranschen. Ett försöksprojekt kan till exempel vara en produkt, en tjänst eller ett verksamhetssätt som är nytt för museets verksamhet. Vi eftersöker inte en färdig plan utan ambitiösa, flexibla och genomförbara idéer. De bästa förutsättningarna att få understödet har försök som planeras, genomförs och utvärderas tillsammans med kunder, gemenskaper eller andra aktörer.  

Vem kan ansöka om understöd?  

Understöd kan beviljas till museer som kommuner, föreningar, stiftelser eller offentligrättsliga anstalter driver professionellt på heltid.  Det viktigaste kriteriet för ett professionellt museum anses vara att museiverksamheten är den huvudsakliga verksamheten (museiverksamhet drivs året runt och huvudsyftet är att bedriva museiverksamhet), regelbundna öppettider och åtminstone en anställd med yrkeskunnande inom museiområdet med tjänsten som huvudsyssla.
   

För vilket ändamål kan man ansöka om understöd?
Understöden är i första hand riktade till projekt med följande fokusområden:

• Mångsidigt utnyttjande och produktifierande av kulturarvsmaterial och -kunskap
• Försök med nya tjänster och produktifiering av dem
• Gemenskapers verksamhet möjliggörs och allmänheten inspireras till kulturarvsverksamhet

Ändamål som inte omfattas av understöd?

Understöd kan inte användas för att täcka löneutgifter för fast anställda eller för att täcka sedvanliga verksamhetsutgifter för museer. Sådana kostnader är bland annat kostnader för normal skötsel, dokumentering, restaurering eller konservering av samlingar samt kostnader för säkerhets-, skydds- eller räddningsverksamhet. Kostnader för utrustning och inventarier godkänns i regel inte.
 

Hur ansöker man om understöd?

Ansökan om understöd kan lämnas endast under den ansökningstid som Museiverket meddelat. Sökannonsen publiceras på Museiverkets webbsidor. Ansökan om understöd ska vara framme inom utsatt tid. Ansökningar som kommit in för sent beaktas inte.

Museiverket har i bruk ett elektroniskt ansökningssystem (e-tjänst) via vilket understöd lämnas in och administreras i sin helhet. Understödsansökningar ska sändas via Museiverkets e-tjänst.

Ansökningen om understödet sker i två skeden, se Hur framskrider ansökningsprocessen?

Anvisningar för användning av e-tjänsten

Sökanden fyller i ansökningsblanketten i e-tjänsten, bifogar de bilagor som begärts på blanketten och lämnar in blanketten till Museiverket i e-tjänsten. Sökanden får understödsbeslut i e-tjänsten. Sökanden kompletterar vid behov ansökan och yrkar på rättelse av beslutet i e-tjänsten. Också redogörelsen av användningen av understödet görs i e-tjänsten. Om sökanden inte kan ansöka om understöd elektroniskt, är det möjligt att sända en fritt formulerad ansökan per post eller föra ansökan till Museiverket.

Ansökan ska innehålla:

• Sökandens uppgifter (sökandens namn, museets namn, adress, kontonummer, namn, telefonnummer och e-postadress för den kontaktperson som sköter understödsärendet)
• Projektidé och mål
• Projektets kostnadsberäkning

En ansökan som skickats per post ska vara framme hos Museiverket före kl. 15 på den sista dagen av ansökningstiden. Om ansökan förs till Museiverket, ska ansökan komma in under registratorskontorets öppettid (kl. 9–15). Museiverkets postadress är Museiverket, PB 913, 00101 Helsingfors och besöksadressen är Sturegatan 2a. Det är möjligt att lämna in en fritt formulerad ansökan per e-post till adressen kirjaamo@museovirasto.fi före kl. 15.00 på den sista dagen av ansökningstiden.

Hur framskrider ansökningsprocessen?

Ansökningen av understödet sker i två skeden. I det första skedet bedöms projekten på basis av den information som uppges i ansökan. Baserat på bedömningen väljs de projekt ut som kommer vidare till det andra skedet. De sökande får besked om valet senast i slutet av juni. Museiverket begär de museer, som kommit vidare till det andra skedet, att fortsätta utveckla sin projektidé och lämna in den slutliga projektplanen till Museiverket via e-tjänst senast den 31 augusti 2018.  

En förutsättning för beviljande av understödet är att företrädaren för det ansökande museet, då de kommer till det andra steget, förbinder sig att presentera projektidén för en jury som består av experter från olika branscher, vid en programpunkt på Museibranschens Temadagar den 17–18 september 2018 i Helsingfors. Efter presentationen kan juryn framföra ytterligare frågor och kommentarer om projektet.

Museiverket bedömer projekten på basis av projektpresentationen och den slutliga projektplanen och fattar beslut om understödet.

Understödsbeloppet

Understödsbeloppet fastställs från fall till fall. Understöden är avsedda som delfinansiering av totalkostnaderna för projektet. Understödets andel kan vara högst 90 % av projektets godtagbara totalkostnader.

Den sökandes självfinansiering ska utgöra minst 10 % av projektets totala kostnader. Självfinansieringsdelen kan omfatta de direkta kostnader som uppkommer av projektet och som kan verifieras ur bokföringen, såsom lönekostnader för personal som anställts för projektet eller upphandlingar. Självfinansieringsdelen kan inte innehålla lönekostnader av fast anställda personal.

Behandling av ansökningarna

Prövningen av beviljande av statsunderstöd grundar sig på statsunderstödslagen, en eventuell speciallag, motiveringar i specifika moment som gäller anslag i statsbudgeten och de i utlysningen nämnda nödvändiga förutsättningarna för beviljande av understöd och kriterierna för beviljande enligt typ av understöd.

Ansökningarna behandlas vid Museiverket. Behandlingstiden täcker tiden från det att ärendet inletts fram till beslutet. Ett ärende har inletts när det kommit in till Museiverkets registratorskontor. Den egentliga behandlingen av ansökningarna börjar dock först då ansökningstiden gått ut.

En ansökan kan kompletteras i ett senare skede, men ansökningar som är så färdiga som möjligt påskyndar beslutsprocessen. Om en ansökan som lämnats in är bristfällig, uppmanas sökanden att komplettera handlingen inom utsatt tid, om det inte är onödigt med tanke på beslutsprocessen. Den som sänt ansökan får ett meddelande om hur ansökan ska kompletteras. Sökanden kan också komplettera sin ansökan på eget initiativ och lämna in handlingar som är nödvändiga för ett avgörande i ärendet till myndigheten under behandlingen. Ett beslut kan fattas även om de begärda kompletterande redogörelserna inte lämnats in inom utsatt tid. Kompletteringen får inte äventyra likabehandlingen av sökandena. Efter att ansökningstiden gått ut får nya krav inte längre ställas, utan endast brister i ansökningar som skickats inom utsatt tid får åtgärdas.

Understödsbeslut av Museiverket bereds av enheten Utveckling av museibranschen. I beredningen av besluten förs vid behov samarbete med olika myndigheter och andra sakkunniga.

Alla ansökningar besvaras med ett beslut. Sökanden har möjlighet att yrka på rättelse av beslutet hos Museiverket. Ändring i beslut som fattats med anledning av rättelseyrkande kan sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen.

Ansökningar om understöd behandlas enligt anvisningen för förfarandet för beviljande av statsunderstöd, vilken Museiverket godkänt 16.3.2015. 

Beslutet delges skriftligen i e-tjänsten och på Museibranschens Temadagar.

Kriterier för bedömning av ansökningarna

Understöden är behovsprövade. Bedömningen sker i två steg. I det första skedet bedöms projekten på basis av den information som uppges i ansökan. Ansökningarna bedöms bland annat på basis av projektmålen, utvecklingen och genomförandet av nya idéer samt projektets genomslagskraft. Vid bedömningen av ansökningarna beaktas dessutom projektens ändamålsenlighet.

Vid bedömningen av kvaliteten på ansökningarna beaktas bland annat behovet av dylika projekt, om projektet för med sig nydanande synvinklar till museibranschen, hur ambitiöst projektet är, hur flexibelt projektet kan genomföras och hur väl projektmålen uppfyller ett eller flera av tyngdpunkterna i understödet.  

• Mångsidigt utnyttjande och produktifierande av kulturarvsmaterial och -kunskap
• Försök med nya tjänster och produktifiering av dem
• Gemenskapers verksamhet möjliggörs och allmänheten inspireras till kulturarvsverksamhet

De bästa förutsättningarna att få understödet har försök som planeras, genomförs och utvärderas tillsammans med kunder, gemenskaper eller andra aktörer.

Vilka projekt som kommer vidare till det andra skedet bestäms på basis av bedömningen av ansökningarna. Beslutet om understöd fattas på basis av projektpresentationen på Museibranschens Temadagar 2018 samt den slutliga projektplanen.

Åtgärder efter att understöd beviljats
Användningstiden för ett understöd

Understöd få användas under det år det beviljats eller under följande år.

Om ett understöd av synnerligen motiverade skäl inte kan användas inom två år, ska understödstagaren i e-tjänsten begära tillstånd av Museiverket att överföra rätten att använda stödet till nästa år. Ansökan om överföring av ett understöd ska sökas innan rätten att använda understöd gått ut.

Understödets användningssyfte

Understöd får används enbart för utgifter för det syfte som nämns i beslutet, vilka inkluderats i understödsansökan. Om detta på motiverade grunder är omöjligt, ska understödstagaren anhålla om ändring av användningssyftet för understödet av Museiverket i e-tjänsten. Ansökan om detta ska göras på så sätt att beslutet om ändring av användningssyftet kan fattas innan understödet används för det ändrade användningssyftet.


Inhibering av ett projekt som beviljats understöd

Om ett projekt som beviljats understöd inhiberas, ska en anmälan göras till Museiverket så fort som möjligt efter att ärendet bekräftats. Om understödstagaren inte tar emot understödet, ska Museiverket underrättas om detta utan dröjsmål.

Redogörelse över användningen av understödet

En understödstagare ska utarbeta en redogörelse över användningen av statsunderstöd som beviljats av Museiverket och lämna in den till Museiverket före det datum som nämns i understödsbeslutet. Redogörelsen över användningen av understödet görs i e-tjänsten.

De krävda bilagorna till kontoredogörelsen utgörs av:

• Projektrapport
• En specifikation över de totala kostnaderna för projektet, inkomster och understöd (verifikat och verifikatkopior sänds enbart på begäran)
• Eventuella andra bilagor som fastställts i understödsbeslutet

Rapporten ska innehålla en beskrivning av följande helheter, till exempel genom att fundera på svar på frågorna nedan:

1. En beskrivning av projektet och dess genomförande

• Bakgrunden och beredningen av projektet, arbetsgrupp/ansvarspersoner för projektet, sökande efter samarbetspartner; sammanslutningar/intressentgrupper som deltagit i projektet och deras roll i projektet, projektets koppling till strategin för museet eller branschen, uppföljning, rapportering och fortsatta åtgärder som gäller projektet
• En kort beskrivning av projektets utveckling och resultaten
• Hur löste ni eventuella utmaningar eller problem? Kom ni under projektets gång till insikt om något om museet eller dess verksamhet som ni inte förväntade er vid beredningen av projektet?
• Projektresultat och dokumentation av dessa, tillgången till och långvarigt sparande av material
• Målpublik och hur den nås

2. Projektets syften och inverkningar

• På vilket sätt anknöt projektet till museets strategiska mål? Hur uppnåddes målen?
• Vilka nyheter omfattar projektet med tanke på ert museums verksamhet och medverkande partner? Vilka nyheter för projektet med sig för musei- och kulturbranschen och för publiken och kunder? Vilka konsekvenser har projektet för ert museums verksamhet i framtiden? På vilket sätt kan projektresultat eller -faser utnyttjas i fortsättningen i ert museum?

Det godkänns att understödet täcker projektkostnaderna upp till det belopp som meddelats i understödsbeslutet, dock högst 90 % av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet genomförs med lägre kostnader än vad som lagts fram i ansökningsfasen, är understödstagaren skyldig att returnera överskjutande andelen av det utbetalda understödet.

Exempel:
Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 8 000 euro.
Museiverkets understöd är högst 7 200 euro (90 %),
sökandens självfinansiering uppgår till 800 euro (10 %).

I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 7 000 euro.
Understödet får täcka högst 90 % (= 6 300 euro)
Museiverket återkräver 900 euro.

Godtagbara utgifter

Som godtagbara utgifter ses utgifter som är nödvändiga för projektet upp till ett skäligt belopp. Understöd kan inte användas för att täcka löneutgifter för fast anställda, och inte heller för att täcka sedvanliga verksamhetsutgifter för museer. Sådana kostnader är bl.a. kostnader för normal skötsel, dokumentering, restaurering eller konservering av samlingar samt kostnader för säkerhets-, skydds- eller räddningsverksamhet.  Kostnader för utrustning och inventarier godkänns i regel inte.

För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter.

Kalkylmässiga utgifter som inte grundar sig på utgifter som redan uppkommit är inte godtagbara utgifter.

Löner och arvoden som betalats ut till andra än fast anställda personal som penninglön eller naturaförmåner godkänns som rimliga kostnader av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet.

Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet. En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag. Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter.

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Med andra ord, om understödstagaren i sin beskattning drar av den mervärdesskatt som mottagaren betalat, godkänns nettokostnaden, det vill säga den kostnad som faktiskt betalats, för understödsobjektet.

Läs också föreskrifterna om användningen av bidraget.