Anvisning

Vad eftersträvas med understöden?

Specialunderstödet riktas till projekt och experiment relaterade till utveckling av strategiskt viktigt kunnande på museer som drivs professionellt och på heltid. Med understödet vill man stärka museernas roll i den gemensamma utvecklingen av branschen och möjliggöra identifiering, stärkande och delning av kunnande vid museerna samt utvecklingen av samarbetsformer. Med understödet vill man särskilt förstärka museernas utvecklingskompetenser inom digitala tjänster.

Syftet med understödet är dels att stärka utvecklingen av kunnande utifrån museets strategi och dels främja kollegialt inlärande och utveckling tillsammans samt i större utsträckning bygga kompetensnätverk inom museibranschen. Syftet med understöden är att främja socialt, ekologiskt, ekonomiskt och kulturellt hållbart arbete med kulturarvet.

Vem kan ansöka om understöd?

Understödet kan beviljas till museer som drivs professionellt och på heltid av kommuner, föreningar, stiftelser eller offentligrättsliga inrättningar. De viktigaste kriterierna för professionellt drivna museer anses vara att verksamheten sker på heltid (museiverksamheten sker året runt och huvudsyftet med verksamheten är att utöva museiverksamhet), har regelbundna öppettider och att museet har minst en heltidsanställd med yrkesutbildning inom museibranschen.

För vilka ändamål kan understödet sökas?

I understöden prioriteras främst projekt och experiment, som uppfyller målen i utvecklingshelheten Den kunniga och lärande museisektorn inom det museipolitiska programmet. Understöden allokeras främst till följande användningsändamål:

• till att förstärka utvecklingskompetensen i digitala tjänster och verksamhetsmodeller
• till utnyttjande av kollegialt inlärande mellan organisationer samt skapandet av inlärningsnätverk
• till utvecklandet av partnerskap, nätverk och samarbetsformer som strävar till att dela kunskap
• till utvecklandet av kompentenser som stöder museets strategi och profil

De bästa förutsättningarna för att bli beviljad understöd har projekt och experiment som strävar efter att bemöta de gemensamma behoven och utmaningar som man tillsammans identifierat inom branschen. Projekten och experimenten ska stödja gemensamt lärande, utveckling av samarbeten och identifiering och stärkande av strategiskt viktig kompetens inom museibranschen.

Särskilt gynnas projekt och experiment som omfattar skapande av nya partnerskap och utveckling av samarbetsformer samt vilka innehåller en plan för en hållbar verksamhetsform. I gemensamma projekt kan parterna vara från museibranschen och/eller utanför den.

För vilka ändamål beviljas understöd inte?

Eventuella utbildningar som ingår i ansökan ska vara förknippade med en bredare helhet av kompetensutveckling eller lösning av en gemensamt identifierad utmaning. Understöd beviljas inte för utveckling av personlig yrkeskompetens, såsom grundläggande eller fortsättningsutbildning eller enskilda deltagande i kurser, seminarier eller konferenser.

Understöd beviljas inte till projekt eller verksamhet som har beviljats understöd, stipendier eller kostnadsersättningar avsedda för utveckling av yrkeskompetens, internationell mobilitet eller nätverkande (till exempel programmet Erasmus+, kostnadsersättning som beviljats av ICOM Finland, utbildnings- och reseunderstöd som beviljats av Museifackförbundet rf).

Understöd beviljas ej som nationell finansieringsandel till EU-projekt. Understödet kan inte användas till att täcka den ordinarie personalens lönekostnader och inte heller museernas reguljära verksamhetskostnader. Dylika kostnader är till exempel kostnader för normal skötsel, dokumentering, restaurering eller konservering av samlingarna samt kostnaderna för säkerhets-, skydds- eller räddningsverksamhet. Anordnings-, program- och materielutgifter är i regel inte godtagbara kostnader.

Hur ansöker man om understöd?

Ansökan om understöd kan lämnas endast under den ansökningstid som Museiverket meddelat. Sökannonsen publiceras på Museiverkets webbsidor.Ansökan om understöd ska vara framme inom utsatt tid.

Ansökningar som kommit in för sent beaktas inte.

Understöd ansöks i utbildnings- och kulturministeriets e-tjänst, genom vilken bidrag ansöks och administreras i sin helhet.

Anvisningar för användning av e-tjänsten

Sökanden fyller i ansökningsblanketten i e-tjänsten, bifogar de bilagor som begärts på blanketten och lämnar in blanketten till Museiverket i e-tjänsten. Sökanden får understödsbeslut i e-tjänsten.

Sökanden kompletterar vid behov ansökan och yrkar på rättelse av beslutet i e-tjänsten. Också redogörelsen av användningen av understödet görs i e-tjänsten.

Om sökanden inte kan ansöka om understöd elektroniskt, är det möjligt att sända en fritt formulerad ansökan per post eller föra ansökan till Museiverket.

Den fritt formulerade ansökan ska innehålla:

• Uppgifter om den sökande (den sökandes namn och FO-nummer, museets namn, adress, bankkonto i IBAN-form, namn på och telefonnummer samt e-postadress till kontaktpersonen som sköter understödsärendet)
• Projektets namn och dess planerade start- och slutdatum
• Ansökt belopp i euro
• En plan med tydlig beskrivning av projektets mål, inverkan samt hur man tagit i beaktande principerna för hållbar verksamhet samt projektets koldioxidavtryck. I planen ska ges en beskrivning av hur projektet anknyter till museets strategiska mål och/eller större utvecklingsbehov inom branschen samt presenteras en plan för utvärdering eller verifiering av projektets effekter. Dessutom bör planen ange projektets aktörer, även när och hur projektet kommer att genomföras.
• Kostnadsspecifikation för projektet. En specifikation av de totala kostnaderna, självfinansieringsdelen och de intäkter som projektet genererar samt andra understöd som fåtts och ansökts för samma ändamål

Till den fritt formulerade ansökan ska bifogas följande obligatoriska bilagor:

• Gemensamt projekt: en utredning av parterna i det gemensamma projektet och kontaktpersonernas uppgifter samt en bekräftelse på parternas åtagande att genomföra projektet

• Till ansökan ska den sökande bifoga en tillräcklig redogörelse av firmateckningsrätt. För juridiska personer (stiftelse, förening, företag eller motsvarande) kan ansökan om statsunderstöd undertecknas av personer som har firmateckningsrätt för juridisk person. Som redogörelse godtas ett högst tre månader gammalt utdrag ur förenings-, stiftelse- eller handelsregistret. Om firmateckningsrätt för kommuner och samkommuner föreskrivs i respektive förvaltningsstadgar.

En ansökan som skickats per post eller e-post ska vara framme hos Museiverket före kl. 15.00 på den sista dagen av ansökningstiden. Om ansökan förs till Museiverket, ska ansökan komma in under registratorskontorets öppettid (kl. 9.00–15.00). Museiverkets postadress är Museiverket, PB 913, 00101 Helsingfors och besöksadressen är Sturegatan 2a.

Det är möjligt att lämna in en fritt formulerad ansökan per e-post till adressen kirjaamo@museovirasto.fi.

Understödsbeloppet och sökandens självfinansieringsandel

Understödsbeloppet fastställs från fall till fall. Understöden är avsedda som delfinansiering av totalkostnaderna för projektet. Understödets andel kan vara högst 80 % av de totalkostnader som kan godkännas för projektet.

Finansieringsplanen ska innehålla en specifikation över sökandens självfinansiering, som ska uppgå till minst 20 % av projektets totala kostnader. Självfinansieringsdelen kan omfatta de direkta kostnader som uppkommer av projektet och som kan verifieras ur bokföringen, såsom lönekostnader för personal som anställts för projektet eller upphandlingar. Självfinansieringsandelen kan inte innehålla utgifter för den ordinarie personalens lönekostnader

Administrativa kostnader godkänns inte i finansieringsplanen.

Behandling av ansökningarna

Prövningen av beviljande av statsunderstöd grundar sig på statsunderstödslagen, en eventuell speciallag, motiveringar i specifika moment som gäller anslag i statsbudgeten och de i utlysningen nämnda nödvändiga förutsättningarna för beviljande av understöd och kriterierna för beviljande enligt typ av understöd.

Ansökningarna behandlas vid Museiverket. Behandlingstiden täcker tiden från det att ärendet inletts fram till beslutet. Ett ärende har inletts när det kommit in till Museiverkets registratorskontor. Den egentliga behandlingen av ansökningarna börjar dock först då ansökningstiden gått ut.

Bidragsansökningar bedöms på basen av informationen i bidragsansökan. Sökanden är ansvarig för att bli förtrogen med bidragsanvisningarna och för riktigheten av informationen som givits i ansökan. Det är på sökandens ansvar att i ansökan inkludera den information som krävs enligt anvisningarna på ett så tydligt sätt att det inte lämnar utrymme för tolkning.

Alla nödvändiga bilagor ska fogas till ansökningarna om statsunderstöd. Detta är absolut nödvändigt för att behandla ansökningarna och för att de ska kunna jämföras sinsemellan. En ansökan kan kompletteras i ett senare skede, men ansökningar som är så färdiga som möjligt påskyndar beslutsprocessen. En komplettering av uppgifterna och bilagor som saknas ska på begäran lämnas in utan dröjsmål innan ett beslut fattats i ärendet. Om en ansökan som lämnats in är bristfällig, uppmanas sökanden att komplettera handlingen inom utsatt tid, om det inte är onödigt med tanke på beslutsprocessen. Den som sänt ansökan får ett meddelande om hur ansökan ska kompletteras. Sökanden kan också komplettera sin ansökan på eget initiativ och lämna in handlingar som är nödvändiga för ett avgörande i ärendet till myndigheten under behandlingen. Ett beslut kan fattas även om de begärda kompletterande redogörelserna inte lämnats in inom utsatt tid. Kompletteringen får inte äventyra likabehandlingen av sökandena. Efter att ansökningstiden gått ut får nya krav inte längre ställas, utan endast brister i ansökningar som skickats inom utsatt tid får åtgärdas.

Understödsbeslut av Museiverket bereds av enheten Utveckling av museibranschen. I beredningen av besluten förs vid behov samarbete med olika myndigheter och andra sakkunniga.

Alla ansökningar besvaras med ett beslut. Sökanden har möjlighet att yrka på rättelse av beslutet hos Museiverket. Ändring i beslut som fattats med anledning av rättelseyrkande kan sökas genom besvär hos förvaltningsdomstolen.

Ansökningar om understöd behandlas enligt anvisningen för förfarandet för beviljande av statsunderstöd, vilken Museiverket godkänt 10.9.2018.

Beslutet delges skriftligen i e-tjänsten. Beslut fattas i regel inom 180 dygn efter det att ansökningstiden gått ut.

På vilka grunder utvärderas ansökningarna?

Understöden är behovsprövade och ansökningarna bedöms utifrån de uppgifter som presenteras i understödsansökan.

Ansökningarna bedöms bland annat på basis av projektets mål, förverkligande av partnerskap och projektets genomslag. Vid bedömningen av ansökningarna beaktas dessutom projektens ändamålsenlighet och anknytning till målen i utvecklingshelheten Den kunniga och lärande museisektorn inom det museipolitiska programmet.

Vid bedömningen av kvaliteten på ansökningarna beaktas bland annat behovet av dylika projekt, om projektet för med sig nydanande synvinklar till museibranschen, hur ambitiöst projektet är, hur flexibelt det kan genomföras och hur väl projektmålen uppfyller ett eller flera av tyngdpunkterna i understödet. Dessutom bedöms projektets möjliga effekter och verksamhetsmodellens kontinuitet efter projektet.

Åtgärder efter att understöd beviljats

Användningstiden för ett understöd

Understöd får användas under det år det beviljats och under följande år.

Om ett understöd av synnerligen motiverade skäl inte kan användas inom två år, ska understödstagaren i e-tjänsten begära tillstånd av Museiverket att överföra rätten att använda stödet till nästa år. Ansökan om överföring av ett understöd ska sökas innan rätten att använda understöd gått ut.

Understödets användningssyfte

Understöd får används enbart för utgifter för det syfte som nämns i beslutet, vilka inkluderats i understödsansökan. Om detta på motiverade grunder är omöjligt, ska understödstagaren anhålla om ändring av användningssyftet för understödet av Museiverket i e-tjänsten. Ansökan om detta ska göras på så sätt att beslutet om ändring av användningssyftet kan fattas innan understödet används för det ändrade användningssyftet.

Inhibering av ett projekt som beviljats understöd

Om ett projekt som beviljats understöd inhiberas, ska en anmälan göras till Museiverket så fort som möjligt efter att ärendet bekräftats. Om understödsmottagaren inte tar emot understödet bör detta meddelas genast till Museiverket antingen genom att annullera understödet i e-tjänsten eller genom ett skriftligt meddelande till Museiverkets registratur.

Redogörelse över användningen av understödet

En understödstagare ska utarbeta en redogörelse över användningen av statsunderstöd som beviljats av Museiverket och lämna in den till Museiverket före det datum som nämns i understödsbeslutet. Redogörelsen över användningen av understödet görs i e-tjänsten. De krävda bilagorna till kontoredogörelsen utgörs av:

• Projektrapport
• En specifikation över de totala kostnaderna för projektet, inkomster och understöd (verifikat och verifikatkopior sänds enbart på begäran)
• Eventuella andra bilagor som fastställts i understödsbeslutet

I specifikationen för projektet kostnader bör det framgå vad man anskaffat och hur anskaffningarna anknyter till projektet. Vid lönerna bör det framgå hur mycket arbetstid använts, vilka personers arbetsinsats det är frågan om, deras roll i projektet samt hur mycket lön har betalats för projektarbetet.

Vid varje anskaffning bör det framgå både det momsfria och momsbelagda priset.

I rapporten beskrivs följande helheter till exempel genom att fundera över svaren på nedan angivna frågor:

1. Beskrivning av projektet och hur det genomförts

• Projektets bakgrund och förberedning av projektet, arbetsgrupp/ansvarspersoner, samarbetsparternas roll och ansvarsområden, hur projektet anknyter till museets egen eller branschens strategi, uppföljning av projektet, rapportering och fortsatta åtgärder

• En kort beskrivning av hur projektet framskrider och dess resultat

• Hur har man löst eventuella utmaningar eller problem? Har man under projektet upptäckt något sådant om museet eller dess verksamhet som ni inte kom att tänka på när ni förberedde projektet?

• Konkreta projektresultat och dokumenteringen av dem, materialens tillgänglighet och långtidsförvaring, framtidsutsikterna för verksamhetsmodellen/nätverket/partnerskapen

2. Projektets mål och effekter

• Hur uppnåddes målen?

• Vad för nytt erbjuder projektet musei- och kulturarvsbranschen? Vilka effekter kommer projektet att ha på museets och museibranschens framtida verksamhet? Hur kan resultaten av projektet eller projektskedena utnyttjas i fortsättningen?

• På vilket sätt har projektet främjat hållbar utveckling och hållbart kulturarv samt på vilket sätt tar man i beaktande projektets koldioxidavtryck?

Det godkänns att understödet täcker projektkostnaderna upp till det belopp som meddelats i understödsbeslutet, dock högst 80 % av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet genomförs med lägre kostnader än vad som lagts fram i ansökningsfasen, är understödstagaren skyldig att returnera överskjutande andelen av det utbetalda understödet.

Exempel:

Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 8 000 euro. Museiverkets understöd är högst 6 400 euro (80 %) Sökandens självfinansiering uppgår till 1 600 euro (20 %)

I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 7 000 euro Understödet får täcka högst 80 % (= 5 600 euro) Museiverket återkräver 800 euro

Godtagbara utgifter

Som godtagbara utgifter anses för projektet nödvändiga utgifter som till sitt belopp är rimliga. Ordinarie personalens lönekostnader eller museernas sedvanliga verksamhetskostnader, såsom dokumentation, restaurering eller konservering samt kostnader förorsakade av säkerhets och skydds- eller räddningsverksamhet , är inte godtagbara utgifter. Inte heller administrativa kostnader är godtagbara utgifter.

Utgifter för utrustning och programvaror är i regel inte godtagbara utgifter. Kostnader för anskaffning av för projektet nödvändig utrustning och programvaror kan inkluderas i självfinansieringsandelen.

För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter.

Löner och arvoden som betalats ut som penninglön eller naturaförmåner godkänns som rimliga kostnader av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet.

Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet. En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag.

Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter.

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Med andra ord, om understödstagaren i sin beskattning drar av den mervärdesskatt som mottagaren betalat, godkänns nettokostnaden, det vill säga den kostnad som faktiskt betalats, för understödsobjektet. I fråga om understöd som beviljas kommuner godkänns endast kostnader utan mervärdesskatt.

Läs också föreskrifterna om användningen av bidraget.