Redogörelse över användningen av understödet

Anvisningar för utredning

En redovisning av användningen av understöd som beviljats före 2024 görs i undervisnings- och kulturministeriets e-tjänst. Redovisningen av användningen av understöd som beviljats från och med 2024 görs på Sökunderstöd.fi.

Logga in i undervisnings- och kulturministeriets e-tjänst

Logga in i Sökunderstöd.fi

De krävda bilagorna till kontoredogörelsen utgörs av:

Rapport om hur projektet framskrider och dess resultat
Specifikation av projektets totala kostnader, inkomster och bidrag (verifikat skickas endast in på begäran)
Sammanslutningens resultaträkning, balansräkning och revisionsberättelse för det år då bidraget använts

Redogörelsen ska innehålla en beskrivning av följande helheter, till exempel genom att fundera på svar på frågorna nedan:

1. En beskrivning av projektet och dess genomförande

Bakgrunden och beredningen av projektet, arbetsgrupp/ansvarspersoner för projektet, sökande efter samarbetsparter; sammanslutningar/intressentgrupper som deltagit i projektet och deras roll i projektet, uppföljning, rapportering och fortsatta åtgärder som gäller projektet
En kort beskrivning av projektets utveckling och resultaten

2. Projektets syften och inverkningar

Hur anknyter projektet till målen för Unescos konvention on immateriella kulturarvet? Hur uppnåddes målen?
Vilka nyheter omfattar projektet med tanke på sökandens verksamhet och medverkande partner? Vilka nyheter för projektet med sig för kulturarvsbranschen och för publik och kunder? På vilket sätt kan projektresultat eller -faser utnyttjas i fortsättningen?

Kvitton och andra verifikat för projektet ska inte bifogas utredningen utan de ska förvaras enligt god bokföringssed hos bidragstagaren i tio år. Museiverket gör inspektioner och begär vid behov kvitton. I utredningen ska ingå både ekonomisk rapportering och en verbal redogörelse för hur projektet har genomförts och dess resultat. Utredningen behöver inte vara lång men den ska ge en tydlig och tillräcklig bild av vad man med bidraget har gjort och åstadkommit. I utredningen ska skedena av det understödda projektet kort beskrivas. Därutöver ska man i utredningen berätta om resultat som åstadkommits med bidraget samt bedöma huruvida dessa motsvarar de mål som uppgavs i ansökan.

I utredningen ska man rapportera hur villkoren som satts på användningen av bidraget har uppfyllts, om bidragsbeslutet innehåller sådana. Om projektet har varit mera omfattande än den verksamhet för vilken statsbidrag har beviljats eller om projektet redan har pågått i flera år ska man i utredningen tydligt specificera den verksamhet till vilken statsbidraget i fråga har använts.

Det godkänns att understödet täcker projektkostnaderna upp till det belopp som meddelats i understödsbeslutet, dock högst 90 % av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet genomförs med lägre kostnader än vad som lagts fram i ansökningsfasen, är understödstagaren skyldig att returnera överskjutande andelen av det utbetalda understödet.

Exempel:
Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 8 000 euro Museiverkets understöd är högst 7 200 euro (90 %)
Sökandens självfinansiering uppgår till 800 euro (10 %)

I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 7 000 euro
Understödet får täcka högst 90 % (= 6 300 euro)
Museiverket återkräver 900 euro.

Godtagbara utgifter

Som godtagbara utgifter ses utgifter som är nödvändiga för projektet upp till ett skäligt belopp. Understöd kan inte användas:

För att täcka löneutgifter för fast anställd.
För att täcka samfundets sedvanliga verksamhetskostnader, t.ex. allmänna administrations samt fastighetskostnader, såsom värme-, el-, vatten-, och hyreskostnader.
För kalkylerade kostnader för talkoarbete.
För anskaffning av utrustning som används som arbetsredskap eller för datorprogram.
Utgifter för utrustning och programvaror är inte godtagbara utgifter, men däremot kan bidraget användas för att hyra utrustning som behövs i projektet. Kostnader för anskaffning av för projektet nödvändig utrustning och programvaror kan inkluderas i självfinansieringsandelen.
För renoveringsprojekt.
Som nationell finansieringsandel till EU-projekt.

För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter. Kalkylmässiga utgifter är inte godtagbara utgifter.

Löner och arvoden som betalats ut som penninglön eller naturaförmåner godkänns som rimliga kostnader av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet.

Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet. En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag.

Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter.

Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Med andra ord, om understödstagaren i sin beskattning drar av den mervärdesskatt som mottagaren betalat, godkänns nettokostnaden, det vill säga den kostnad som faktiskt betalats, för understödsobjektet.

Webbtjänster förverkligade med understöd

Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) förpliktar offentliga sektorn och en del av privata och tredje sektorns organisationer att följa tillgänglighetskrav. Webbtjänster förverkligade med understöd (tex. webbplatser och mobilapplikationer) bör fylla de väsentliga kraven för digitala tjänster. Läs mer om kraven.