Redovisning av användningen av understödet
En understödstagare ska utarbeta en redovisning över användningen av statsunderstöd som beviljats av Museiverket och lämna in den till Museiverket före det datum som nämns i understödsbeslutet.
Anvisningar för utredning
En redovisning av användningen av understöd som beviljats före 2024 görs i undervisnings- och kulturministeriets e-tjänst. Redovisningen av användningen av understöd som beviljats från och med 2024 görs på Sökunderstöd.fi.
Logga in i undervisnings- och kulturministeriets e-tjänst
Redovisningen skall ha följande bilagor:
- En detaljerad specificering av utgifterna samt en redogörelse för användningen av statsunderstödet.
- Sammanslutningens verksamhetsberättelse eller annan motsvarande redogörelse för det år då understödet har beviljats.
- Sammanslutningens resultaträkning, bokslutsbalanser och revisionsberättelse för det år då understödet har beviljats.
Om de nödvändiga bilagorna inte har bifogats till ansökan, kan utredningen inte godkännas.
Kvitton och andra verifikat för projektet ska inte bifogas utredningen utan de ska förvaras enligt god bokföringssed hos bidragstagaren i tio år. Museiverket gör inspektioner och begär vid behov kvitton.
I utredningen ska ingå både ekonomisk rapportering och en verbal redogörelse för hur projektet har genomförts och dess resultat. Utredningen behöver inte vara lång men den ska ge en tydlig och tillräcklig bild av vad man med bidraget har gjort och åstadkommit. I utredningen ska skedena av det understödda projektet kort beskrivas. Därutöver ska man i utredningen berätta om resultat som åstadkommits med bidraget samt bedöma huruvida dessa motsvarar de mål som uppgavs i ansökan.
I utredningen ska man rapportera hur villkoren som satts på användningen av bidraget har uppfyllts, om bidragsbeslutet innehåller sådana. Om projektet har varit mera omfattande än den verksamhet för vilken statsbidrag har beviljats eller om projektet redan har pågått i flera år ska man i utredningen tydligt specificera den verksamhet till vilken statsbidraget i fråga har använts.
Av projektkostnaderna får man med bidraget täcka den summa som uppges i bidragsbeslutet, dock högst 75 procent av de faktiska godkända kostnaderna. Om projektet kan genomföras med mindre kostnader än vad som beräknats i ansökningsskedet är bidragstagaren skyldig att återbetala den del av bidraget som överskrider de faktiska kostnaderna.
Exempel:
Ett projekts totalkostnader uppgår enligt ansökan till 10 000 euro
Museiverkets understöd är högst 7 500 euro (75 %)
Sökandens självfinansiering uppgår till 2 500 euro (25 %)
I redogörelsen uppgår de totalkostnader som kan godkännas till 8 000 euro
Understödet får täcka högst 75 % (= 6 000 euro)
Museiverket återkräver 1 500 euro
Godtagbara utgifter
Som godtagbara utgifter anses för projektet nödvändiga utgifter som till sitt belopp är rimliga.
Understöd kan inte användas:
- Till vård av världsarvsobjekt (se. Vård av världsarvsobjekt)
- För ordinarie personalens lönekostnader.
- För att täcka det sökande samfundets sedvanliga verksamhetskostnader. Med sedvanliga verksamhetskostnader avses t.ex. allmänna administrations och lönekostnader, kostnader i samband med guidningar samt fastighetskostnader, såsom värme-, el-, vatten-, och hyreskostnader.
- För anskaffning av utrustning som används som arbetsredskap eller för datorprogram.
- Utgifter för utrustning och programvaror är inte godtagbara utgifter, men däremot kan bidraget användas för att hyra utrustning som behövs i projektet. Kostnader för anskaffning av för projektet nödvändig utrustning och programvaror kan inkluderas i självfinansieringsandelen.
- Som nationell finansieringsandel till EU-projekt.
För varje enskilt år beaktas som godtagbara utgifter de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen och god bokföringspraxis ska tas upp för räkenskapsperioden i fråga. Utgifter som uppkommit innan ansökningstiden gått ut ses inte som godtagbara utgifter. Kalkylmässiga utgifter är inte godtagbara utgifter.
Som rimliga kostnader för löner och arvoden som betalats ut som penninglön eller naturaförmåner godkänns av Museiverket. Verksamhets- eller projektlöner som betalas med understöd ska vara föremål för arbetstidsuppföljning. Understödstagaren ska säkerställa att de löner som tas upp i bokföringen grundar sig på faktiska, uppkomna kostnader. Kalkylmässiga kostnader, t.ex. talko- eller frivilligarbete, godkänns inte. Allokeringen ska också grunda sig på den använda arbetstiden och understödstagaren ska vid behov kunna visa principerna för allokering av lön för verket. Det är inte möjligt att använda arbetskraft som anställts med lönesubvention eller annat sysselsättningsstöd för arbeten som utförs inom ramen för projektet.
Som rimliga resekostnader godkänns faktiska kostnader enligt statens resereglemente, om de inkluderats i understödsansökan och inte uteslutits i beslutet. En resa som täcks med understöd ska göras under så kort tid och med så få kostnader som möjligt. På samma gång ska uppmärksamhet riktas mot att resan görs och uppgifter utförs på ett ändamålsenligt och säkert sätt. Grunder för valet av resesätt ska på begäran läggas fram. Samma grunder gäller också för avlönade personer och personer som utför förtroendeuppdrag.
Kostnader på grund av gåvor i form av pengar eller andra gåvokort med penningvärde är inte godtagbara utgifter.
Mervärdesskatt godkänns som en kostnad som kan täckas med understöd enbart om understödstagaren är den slutliga betalaren av skatten. Om understödsmottagaren drar av moms som hen betalat i beskattningen, kan inte moms inkluderas i helhetskostnaderna, inte ens i självfinansieringsandelen. Beträffande understöd som beviljas till kommuner får självfinansieringsandelen inte innehålla mervärdesskatt.
Webbtjänster förverkligade med understöd
Lagen om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019) förpliktar offentliga sektorn och en del av privata och tredje sektorns organisationer att följa tillgänglighetskrav. Webbtjänster förverkligade med understöd (tex. webbplatser och mobilapplikationer) bör fylla de väsentliga kraven för digitala tjänster. Läs mer om kraven.