Administrativt material

Administrativt material relaterat till kulturmiljön

Med administrativt material relaterat till Arkeologiska kommissionens och Museiverkets kulturmiljö avses inkomna utlåtandeförfrågningar, utlåtanden, annan brevväxling, promemorior och protokoll.

Det finns rikligt med administrativt material gällande frågor om den byggda kulturmiljön och arkeologi. Till exempel innehåller arkivet dokument relaterade till skyddade byggnader och på annat sätt kulturhistoriskt viktiga byggnader, meddelanden om fredning beträffande fasta fornminnen, utlåtanden gällande planläggningar och tillstånd att undersöka arkeologiska objekt och föremål. Äldre administrativt material består bland annat av brevväxling beträffande skötsel och renovering av slott från skiftet av 1800–1900-talet. Det administrativa materialet finns även i historiens kommunspecifika materialhelheter, som har katalogiserats separat: i denna helhet av historiska avdelningen/byrån finns rikligt med material relaterat till herrgårdar och kyrkor.

Förvaringsordningen av de administrativa dokumenten i arkivet varierar. Den topografiska (kommunspecifika) ordningen är allmän. Merparten av de nyare (fr.o.m. 1990) administrativa dokumenten är ordnade per ärendegrupp, vilka framgår av planerna för arkivbildning.

Arkeologiska kommissionens material är ordnat efter ett traditionellt ABC-schema på basis av dokumentens form (diarier, kopior, ankomna dokument, protokoll o.s.v.). Samma form har följts i merparten av materialet också gällande Museiverkets dokument. Alltsedan 1990 har man i arkivet följt en uppgiftsbaserad arkivbildningsplan: till exempel inkomna utlåtandeförfrågningar och till dem relaterade utlåtanden fysiskt placerats i samma förvaringsenhet.

Det elektroniska diariet relaterat till administrativt material har använts sedan 1995. För tiden innan används brevdiarier i pappersformat. Dessa sökregister har sammanställts årsvis. På den tidigare avdelningen för byggnadshistoria använde man parallellt med diariet registersystemet Ärendehantering på kulturmiljöns resultatområde (det s.k. Ärenderegistret) till och med 2013.

Museiverkets ärendehanteringssystem SALAMA fungerar numera som Museiverkets officiella registerlösning för administration samt arkiv för elektroniska dokument för verkets administrativa dokument. Till systemet har man konverterat metadata och digitaliserat material också gällande äldre administrativt material.