Ohjeet

Ideariihi - Museoiden erityisavustus 2018

Mitä avustuksilla tavoitellaan?

Erityisavustus on suunnattu päätoimisesti ja ammatillisesti hoidettujen museoiden kokeileviin hankkeisiin. Haemme rohkeita ja uudenlaisia näkökulmia museoalalle. Kokeiluhanke voi kohdistua esimerkiksi tuotteeseen, palveluun tai toimintatapaan, joka on uutta museon toiminnassa. Emme hae valmista suunnitelmaa vaan kunnianhimoisia, joustavia ja toteutuskelpoisia ideoita. Parhaat edellytykset avustuksen saamiselle ovat kokeiluilla, joita suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan asiakkaiden, yhteisöjen tai muiden toimijoiden kanssa.  

Kuka voi hakea avustusta?  

Avustusta voidaan myöntää päätoimisesti ja ammatillisesti hoidetuille kunnan, yhdistyksen, säätiön tai julkisoikeudellisen laitoksen museoille. Ammatillisen museon tärkeimpinä kriteereinä pidetään museotoiminnan päätoimisuutta (museotoiminta on ympärivuotista ja toiminnan päätarkoitus on museotoiminnan harjoittaminen), säännöllistä aukioloaikaa, ja vähintään yhtä vakituista päätoimista museoammatillista työntekijää.

Mihin tarkoitukseen avustusta voi hakea?

Avustukset kohdennetaan ensisijaisesti seuraavia painopisteitä koskeviin hankkeisiin:

• Kulttuuriperintöaineistojen ja -tiedon monipuolinen hyödyntäminen ja tuotteistaminen
• Uudenlaisten palveluiden kokeilu ja tuotteistaminen
• Yhteisöllisen toiminnan mahdollistaminen ja yleisöjen innostaminen kulttuuriperintötoimintaan

Mihin tarkoitukseen avustusta ei myönnetä?

Avustusta ei voida käyttää vakinaisen henkilökunnan palkkamenojen tai museoiden tavanomaisten toimintamenojen kattamiseen. Tällaisia ovat mm. kokoelmien normaalista hoidosta, dokumentoinnista, restauroinnista tai konservoinnista sekä turvallisuus-, suojelu- tai pelastustoiminnasta aiheutuvat kulut. Laite- ja kalustomenot eivät lähtökohtaisesti ole hyväksyttäviä menoja.

Miten avustusta haetaan?

Avustusta voi hakea vain Museoviraston ilmoittamana hakuaikana. Hakuilmoitus julkaistaan Museoviraston verkkosivuilla. Avustushakemuksen tulee olla perillä Museoviraston ilmoittamaan määräaikaan mennessä, myöhässä saapuneita hakemuksia ei oteta huomioon. Museovirastolla on käytössä sähköinen valtionavustusten hakujärjestelmä (asiointipalvelu), jonka kautta avustukset haetaan ja hallinnoidaan kokonaisuudessaan. Avustushakemukset lähetetään Museovirastoon sähköisen asiointipalvelun kautta.

Avustushaku on kaksivaiheinen, ks. Miten hakuprosessi etenee?

Ohjeita verkkoasiointiin

Hakija täyttää asiointipalvelussa olevan hakulomakkeen, liittää siihen lomakkeessa pyydetyt liitteet ja lähettää hakemuksen asiointipalvelun kautta Museovirastolle. Hakija saa avustuspäätöksen asiointipalveluun. Hakija tekee tarvittaessa hakemuksen täydennykset ja päätöksen muutospyynnöt asiointipalvelussa. Myös selvitys avustuksen käytöstä tehdään asiointipalvelussa. Mikäli hakija ei voi hakea avustusta sähköisesti, vapaamuotoisen hakemuksen voi lähettää postitse tai tuoda hakemuksen Museovirastoon.

Hakemuksen tulee sisältää:
• Hakijan tiedot (hakijan nimi, museon nimi, osoite, tilinumero IBAN-muodossa, avustusasiaa hoitavan yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
• Hankeidea ja tavoitteet
• Hankkeen kustannusarvio

Postitse lähetetyn tai Museovirastoon tuodun hakemuksen tulee olla perillä Museoviraston kirjaamossa haun viimeisenä päivänä klo 15.00 mennessä. Museoviraston postiosoite on Museovirasto, PL 913, 00101 Helsinki ja käyntiosoite Sturenkatu 2a, Helsinki. Jos vapaamuotoinen hakemus halutaan toimittaa sähköisesti, se tulee lähettää osoitteeseen kirjaamo@museovirasto.fi haun viimeiseen päivään klo 15.00 mennessä.

Miten hakuprosessi etenee?

Avustushaku on kaksivaiheinen. Kirjallinen hankehakemus toimitetaan Museovirastoon 31.5.2018 mennessä. Ensimmäisessä vaiheessa hankeideat arvioidaan hakemuksessa esitettyjen tietojen perusteella. Arvioinnin perusteella valitaan hankkeet, jotka pääsevät toiselle kierrokselle. Valinnasta ilmoitetaan hakijoille kesäkuun loppuun mennessä. Museovirasto pyytää jatkoon päässeitä museoita jatkamaan hankkeidensa kehittämistä ja toimittamaan lopullisen hankesuunnitelmaa Museovirastoon sähköisen asiointiliittymän kautta 31.8.2018 mennessä.

Avustuksen myöntämisen edellytyksenä on, että toiselle kierrokselle päästessään hakijamuseon edustaja sitoutuu esittelemään hankeideansa eri alojen asiantuntijoista muodostetulle valitsijaraadille Museoalan Teemapäivien 17.-18.9.2018 ohjelmanumerossa Helsingissä. Esityksen jälkeen raati voi esittää lisäkysymyksiä ja kommentteja hankkeesta.  

Museovirasto arvioi hankkeet hanke-esittelyn sekä lopullisen hankesuunnitelman perusteella ja tekee päätöksen avustuksesta.

Avustuksen suuruus

Tuen suuruus harkitaan tapauskohtaisesti. Avustukset on tarkoitettu osarahoitukseksi hankkeen kokonaiskustannuksista. Avustuksen osuus voi olla korkeintaan 90 % hankkeen hyväksyttävistä kokonaiskustannuksista.

Hakijan omarahoitus tulee olla vähintään 10 % hankkeen kokonaiskustannuksista. Omarahoitukseen voi sisältyä hankkeesta syntyviä suoria, kirjanpidossa todentuvia kuluja kuten hanketta varten palkatun henkilöstön palkkakustannuksia tai hankintoja. Omarahoitus ei voi sisältää museon vakinaisen henkilökunnan palkkakustannuksia.

Avustushakemusten käsittely

Valtionavustusten myöntöharkinta perustuu valtionavustuslakiin, mahdolliseen erityislakiin, valtion talousarvion määrärahoja koskeviin momenttikohtaisiin perusteluihin ja hakuilmoituksessa ilmoitettuihin avustuksen myöntämisen välttämättömiin edellytyksiin ja avustuslajikohtaisiin myöntökriteereihin.

Hakemukset käsitellään Museovirastossa. Käsittelyaika kattaa ajan asian vireille tulosta sen ratkaisuun. Hakemus tulee vireille sen saavuttua Museoviraston kirjaamoon. Hakemusten varsinainen käsitteleminen alkaa kuitenkin vasta hakuajan päätyttyä. 

Hakemusta voi täydentää myöhemmin, mutta mahdollisimman valmiit hakemukset nopeuttavat päätöksentekoa. Jos toimitettu hakemus on puutteellinen, hakijaa kehotetaan määräajassa täydentämään asiakirjaa, jollei se ole tarpeetonta asian ratkaisemiseksi. Hakemuksen lähettäjälle ilmoitetaan, miten hakemusta on täydennettävä. Hakija voi myös omasta aloitteestaan täydentää hakemustaan ja toimittaa käsittelyn kuluessa viranomaiselle asian ratkaisemisen kannalta tarpeellisia asiakirjoja. Ratkaisu voidaan tehdä, vaikka pyydettyjä lisäselvityksiä ei ole toimitettu annetun määräajan kuluessa. Täydentäminen ei saa vaarantaa hakijoiden yhdenvertaisuutta. Hakumääräajan päättymisen jälkeen ei saa esittää uusia vaatimuksia, vaan ainoastaan täydentää ajoissa lähetetyn hakemuksen puutteita.

Museoviraston avustuspäätös valmistellaan Museoalan kehittäminen -yksikössä. Päätösten valmistelussa tehdään tarvittaessa yhteistyötä eri viranomaisten ja muiden asiantuntijoiden kanssa.

Kaikista hakemuksista annetaan hakijalle päätös, johon voi vaatia oikaisua Museovirastolta. Oikaisuvaatimuksen johdosta annettuun päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen.

Avustushakemusten käsittelyssä noudatetaan Museoviraston 16.3.2015 hyväksymää valtionavustusten menettelytapaohjetta. 

Päätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti sähköisessä asiointipalvelussa sekä Museoalan Teemapäivillä 2018. 

Millä perusteella hakemuksia arvioidaan?

Avustukset ovat harkinnanvaraisia. Arviointi tapahtuu kaksivaiheisesti. Ensimmäisessä vaiheessa hankeideat arvioidaan avustushakemuksessa esitettyjen tietojen perusteella. Hakemukset arvioidaan mm. hankkeen tavoitteiden, uusien ideoiden kehittämisen ja toteuttaminen sekä hankkeen vaikuttavuuden mukaan. Lisäksi hakemuksia arvioitaessa otetaan huomioon hankkeiden tarkoituksenmukaisuus. 

Hakemusten laadullisessa arvioinnissa kiinnitetään huomioita mm. minkälainen tarve hankkeelle on, tuoko hanke uutta näkökulmaa museoalalle, kuinka kunnianhimoinen hanke on, miten joustavasti hanke voidaan toteuttaa ja kuinka hyvin hankkeen tavoitteet sopivat yhteen tai useampaan avustuksen painopisteeseen?  

• Museoiden aineistojen ja -tiedon monipuolinen hyödyntäminen ja tuotteistaminen
• Uudenlaisten palveluiden kokeilu ja tuotteistaminen
• Yhteisöllisen toiminnan mahdollistaminen ja yleisöjen innostaminen kulttuuriperintötoimintaan.

Parhaat edellytykset avustuksen saamiselle ovat kokeiluilla, joita suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan asiakkaiden, yhteisöjen tai muiden toimijoiden kanssa.  

Hakemusten arvioinnin perusteella valitaan hankkeet, jotka pääsevät toiselle kierrokselle. Päätös avustuksesta tehdään Museoalan Teemapäivillä 2018 tapahtuvan suullisen hanke-esittelyn sekä lopullisen hankesuunnitelman perusteella.

Toimenpiteet myönteisen päätöksen jälkeen

Avustuksen käyttöaika

Avustus saadaan käyttää myöntämisvuoden ja seuraavan vuoden aikana. Mikäli avustusta erittäin perustelluista syistä ei voida käyttää tänä aikana, on avustuksen saajan pyydettävä Museovirastolta lupa käyttöoikeuden siirtoon seuraavalle vuodelle asiointiliittymässä. Avustuksen siirtoa on anottava ennen avustuksen käyttöoikeuden loppumista.

Avustuksen käyttötarkoitus
Avustus saadaan käyttää ainoastaan päätöksessä mainitusta tarkoituksesta aiheutuviin menoihin, jotka on sisällytetty avustushakemukseen. Mikäli tämä perustelluista syitä on mahdotonta, on avustuksen saajan pyydettävä Museovirastolta avustukselle käyttötarkoituksen muutosta asiointipalvelussa. Tätä koskeva hakemus on tehtävä siten, että päätös käyttötarkoituksen muutoksesta voidaan tehdä ennen avustuksen käyttöä muuttuneeseen käyttötarkoitukseen.

Avustettavan hankkeen peruuntuminen
Avustetun hankkeen peruuntuessa on siitä tehtävä ilmoitus Museovirastoon mahdollisimman pian asian varmistuttua. Jos avustuksen saaja ei ota avustusta vastaan, on siitä ilmoitettava viipymättä Museovirastoon.  

Selvitys avustuksen käytöstä

Museoviraston myöntämän valtionavustuksen käytöstä tulee tehdä selvitys, joka toimitetaan Museovirastoon avustuspäätöksessä mainittuun päivämäärään mennessä. Selvitys avustuksen käytöstä tehdään asiointiliittymässä.

Tiliselvityksen liitteeksi vaaditaan:
• Raportti hankkeesta
• Erittely hankkeen kokonaiskustannuksista, tuloista ja avustuksista (tositteet tai tositejäljennökset lähetetään vain pyydettäessä)
• Avustuspäätöksessä mahdollisesti määrätyt muut liitteet

Raportissa kuvataan seuraavat kokonaisuudet esimerkiksi pohtimalla vastauksia alla oleviin kysymyksiin:

1. Kuvaus hankkeesta ja sen toteutuksesta
• Hankkeen tausta ja valmistelu, hankkeen työryhmä/vastuuhenkilöt, yhteistyökumppaneiden haku; hankkeeseen osallistuneet yhteisöt/sidosryhmät ja näiden rooli hankkeessa, hankkeen liittyminen museon omaan tai toimialan strategiaan, hankkeen seuranta, raportointi ja jatkotoimenpiteet
• Lyhyt kuvaus hankkeen etenemisestä ja tuloksista
• Miten mahdolliset haasteet tai ongelmat ratkaistiin? Selvisikö museosta tai sen toiminnasta hankkeen aikana jotain, mitä ette hanketta valmistellessa osanneet ajatella?
• Hankkeen tuotokset ja niiden dokumentointi, aineistojen saavutettavuus ja pitkäaikaissäilytys
• Kohdeyleisöt ja niiden tavoittaminen

2. Hankkeen tavoitteet ja vaikutukset
• Miten tavoitteet toteutuivat?
• Mitä uutta hankkeessa on museonne toiminnan ja mukana olleiden kumppanien kannalta? Mitä uutta hanke tarjoaa museo- ja kulttuurialalle, entä yleisöille ja asiakkaille? Mitä vaikutuksia hankkeella on museonne toimintaan tulevaisuudessa? Miten hankkeen tuloksia tai vaiheita voidaan hyödyntää jatkossa teidän museossanne? Hankkeen kustannuksista hyväksytään avustuksella katettaviksi avustuspäätöksessä ilmoitetun summan verran, kuitenkin enintään 90 % toteutuneista hyväksytyistä kustannuksista. Mikäli hanke toteutuu hakuvaiheessa esitettyä pienemmin kustannuksin, avustuksen saaja on velvollinen palauttamaan liikaa maksetun osuuden avustuksesta.

Esimerkki:
Hankkeen kokonaiskustannukset hakemuksessa 8 000 €
Museoviraston avustus enintään 7 200 € (90 %)
Hakijan omarahoitusosuus 800 € (10 %)
Selvityksessä hankkeen hyväksyttävät kokonaiskustannukset 7 000 €
Avustus saa kattaa enintään 90 % (= 6 300 €)
Museovirasto perii takaisin 900 €  

Hyväksyttävät menot

Hyväksyttäviksi menoiksi katsotaan hankkeen kannalta tarpeelliset, määrältään kohtuulliset menot. Avustusta ei voida käyttää vakinaisen henkilökunnan palkkamenojen kattamiseen eikä museoiden tavanomaisten toimintamenojen kattamiseen. Tällaisia ovat mm. kokoelmien normaalista hoidosta, dokumentoinnista, restauroinnista tai konservoinnista sekä turvallisuus-, suojelu- tai pelastustoiminnasta aiheutuvat kulut.  Laite- ja kalustomenot eivät lähtökohtaisesti ole hyväksyttäviä menoja.

Kunkin vuoden osalta hyväksyttävinä menoina otetaan huomioon ne menot, jotka kirjanpitolain ja -asetuksen sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle. Hyväksyttäviksi menoiksi ei katsota menoja, jotka ovat syntyneet ennen hakuajan päättymistä.

Hyväksyttäviä menoja eivät ole laskennalliset menot, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin menoihin.

Museovirasto hyväksyy kohtuullisina kustannuksina palkat ja palkkiot, jotka on maksettu rahapalkkana tai luontoisetuna muille kuin vakinaiselle henkilökunnalle. Avustuksella rahoitetun toiminnan tai projektin palkoista on pidettävä työajanseurantaa. Avustuksen saajan tulee varmistaa, että kirjanpitoon tehtävät palkkakirjaukset perustuvat todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin. Laskennallisia kuluja, esim. talkoo- tai vapaaehtoistyötä, ei hyväksytä. Kohdentamisen tulee myös perustua käytettyyn työaikaan ja avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa virastolle palkkojen kohdentamisperiaatteet. Avustetussa hankkeessa tehtäviin töihin ei ole mahdollista käyttää palkkatuella tai muulla työllistämistuella palkattua työvoimaa.

Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset, mikäli ne on sisällytetty avustushakemukseen eikä niitä ole poissuljettu päätöksessä. Avustuksella katettava matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista. Samalla on otettava huomioon matkan ja tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Perusteet käytetyn matkustustavan valintaan tulee pyydettäessä esittää. Samat periaatteet koskevat sekä palkattuja henkilöitä että luottamustehtävissä toimivia henkilöitä.

Rahalahjoista tai muista rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Toisin sanoen, mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se mikä tosiasiallisesti maksettiin.

Tutustu myös kohtaan avustuksen käyttöä koskevat määräykset.