Selvitys valtionavustuksen käyttämisestä

Selvityksen tekeminen

Selvityslomakkeen liitteeksi vaaditaan:

• Raportti hankkeesta
• Erittely hankkeen kokonaiskustannuksista, tuloista ja avustuksista (tositteet tai tositejäljennökset lähetetään vain pyydettäessä)
• Toimintakertomus ja tilinpäätös sekä toiminnantarkastuskertomus
• Avustuspäätöksessä mahdollisesti määrätyt muut liitteet

Raportissa kuvataan seuraavat kokonaisuudet esimerkiksi pohtimalla vastauksia alla oleviin kysymyksiin:

1. Kuvaus hankkeesta ja sen toteutuksesta

• Hankkeen tausta ja valmistelu, hankkeen työryhmä/vastuuhenkilöt, hankkeeseen osallistuneet yhteisöt/sidosryhmät ja näiden rooli hankkeessa, hankkeen seuranta, raportointi ja jatkotoimenpiteet
• Kuvaus hankkeen etenemisestä ja tuloksista

2. Hankkeen tavoitteet ja vaikutukset

• Miten hankkeen tavoitteet toteutuivat? Miten hanke vahvistaa Euroopan neuvoston kulttuurireittitoimintaa Suomessa?
• Miten hankkeen tuloksia tai vaiheita voidaan hyödyntää jatkossa?

Hankkeen kuitteja ja muita tositteita ei liitetä selvitykseen, vaan ne tulee säilyttää hyvää kirjanpitotapaa noudattaen avustuksensaajan hallussa kuusi vuotta. Museovirasto tekee tarkastuksia ja pyytää kuitteja tarvittaessa. Selvitykseen tulee sisältyä sekä talousraportointi että sanallinen selonteko hankkeen toteuttamisesta ja tuloksista. Selvityksen tulee antaa selkeä ja riittävä kuva siitä, mitä avustuksella on tehty ja saatu aikaan. Selvityksessä tulee kuvata lyhyesti avustetun hankkeen vaiheet. Lisäksi selvityksessä tulee kertoa avustuksella aikaansaaduista tuloksista sekä arvioida vastaavatko ne hakemuksessa esitettyjä tavoitteita. Selvityksessä tulee raportoida avustuksen käytölle asetettujen ehtojen täyttämisestä, jos avustuspäätöksessä sellaisia on. Jos hanke on ollut laajempi kuin se toiminta, johon valtionavustusta on saatu tai hanke on kestänyt jo useamman vuoden, tulee selvityksessä selkeästi eritellä se toiminta, johon kyseessä oleva valtionavustus on käytetty.

Hankkeen kustannuksista hyväksytään avustuksella katettaviksi avustuspäätöksessä ilmoitetun summan verran, kuitenkin enintään 90 % toteutuneista hyväksytyistä kustannuksista. Mikäli hanke toteutuu hakuvaiheessa esitettyä pienemmin kustannuksin, avustuksen saaja on velvollinen palauttamaan liikaa maksetun osuuden avustuksesta.

Esimerkki:
Hankkeen kokonaiskustannukset hakemuksessa 8 000 euroa
Museoviraston avustus enintään 7 200 euroa (90 %)
Hakijan omarahoitusosuus 800 euroa (10 %)
Selvityksessä hankkeen hyväksyttävät kokonaiskustannukset 7 000 euroa
Avustus saa kattaa enintään 90 % (= 6 300 euroa)
Museovirasto perii takaisin 900 euroa

Hyväksyttävät menot

Hyväksyttäviksi menoiksi katsotaan hankkeen kannalta tarpeelliset, määrältään kohtuulliset menot. Avustusta ei voida käyttää vakinaisen henkilökunnan palkkamenojen kattamiseen eikä hakijan tavanomaisten toimintamenojen kattamiseen. Myöskään hallinnolliset kustannukset eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Avustusta ei lähtökohtaisesti voida käyttää laite- ja kalustomenoihin, mutta avustuksella voi vuokrata hankkeessa tarvittavat laitteet. Hankkeeseen liittyvät laite- ja kalustohankinnat voidaan sisällyttää omavastuuosuuteen.

Kunkin vuoden osalta hyväksyttävinä menoina otetaan huomioon ne menot, jotka kirjanpitolain ja -asetuksen sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava kyseiselle tilikaudelle. Hyväksyttäviksi menoiksi ei katsota menoja, jotka ovat syntyneet ennen hakuajan päättymistä. Laskennalliset menot eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Museovirasto hyväksyy kohtuullisina kustannuksina palkat ja palkkiot, jotka on maksettu rahapalkkana tai luontoisetuna. Avustuksella rahoitetun toiminnan tai projektin palkoista on pidettävä työajanseurantaa. Avustuksen saajan tulee varmistaa, että kirjanpitoon tehtävät palkkakirjaukset perustuvat todellisiin, aiheutuneisiin kustannuksiin. Laskennallisia kuluja, esim. talkoo- tai vapaaehtoistyötä, ei hyväksytä. Kohdentamisen tulee myös perustua käytettyyn työaikaan ja avustuksen saajan tulee pystyä esittämään tarvittaessa virastolle palkkojen kohdentamisperiaatteet. Avustetussa hankkeessa tehtäviin töihin ei ole mahdollista käyttää palkkatuella tai muulla työllistämistuella palkattua työvoimaa.

Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustussäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset, mikäli ne on sisällytetty avustushakemukseen eikä niitä ole poissuljettu päätöksessä. Avustuksella katettava matka on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista. Samalla on otettava huomioon matkan ja tehtävien tarkoituksenmukainen ja turvallinen suorittaminen. Perusteet käytetyn matkustustavan valintaan tulee pyydettäessä esittää. Samat periaatteet koskevat sekä palkattuja henkilöitä että luottamustehtävissä toimivia henkilöitä.

Rahalahjoista tai muista rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä menoja.

Arvonlisävero hyväksytään avustettavaksi kustannukseksi vain, jos se jää avustuksen saajan lopullisesti maksettavaksi. Toisin sanoen, mikäli avustuksen saaja vähentää verotuksessaan maksamansa arvonlisäverot, avustettavalle kohteelle hyväksytään kustannus nettomääräisenä, eli se mikä tosiasiallisesti maksettiin. Kunnille myönnettävissä avustuksissa hyväksytään vain arvonlisäverottomat kustannukset.